Lean status guides: Lean implementering og proces

Lean i hele organisationen

Implementering af Lean er en svær proces. Sværere end andre "almindelige" forbedringsprojekter. Andre projekter kunne være en organisationsændring, et nyt IT-system, et nyt produkt o.l. Lean er svært, fordi det handler om at lave forandringer igennem mennesker. Her kommer ikke et regneark og finder optimum. Det optimale flow frem mod kunderne/modtagerne, findes i Lean via brug af organisationens viden.

Læs mere om den strategiske beslutning om Lean

Mange har arbejdet med Lean i lokale afdelinger. Eksempelvis har mange produktionsvirksomheder anvendt Lean i produktionen. Men for at Lean for fuld effekt, så bør man arbejde med Lean i hele organisationen. Ja, i hele værdikæden. Man kan godt køre Lean i enkelte afdelinger, men man skal blot være bevist om, at man får flaskehalse i arbejdet med Lean. Det hjælper ikke at trimme processerne i nogle afdelinger, hvis det blot betyder nye flaskehalse frem mod kunden i andre afdelinger. Implementeringsmæssigt er det også lettere at arbejde med flow, hvis alle afdelinger er med på Lean-rejsen. Desuden får man, ved at lave Lean i alle afdelinger, et unikt sprog i organisationen. Et sprog som taler om "værdi for kunderne" og fælles fjernelse af spild.

I Flexkom siger vi "hellere alle afdelinger på Lean-niveau 4 – end nogle på niveau 8 og andre på 2".

Man kan godt vælge, at anvende Lean i få afdelinger. Eks. hvis der er et latent behov for forbedringer, hvis man har brug for en pilot, hvis afdelingen er stresset o.l. Men vær blot bevidst om de potentielle udfordringer ift. flow og det tilsvarende begrænsede potentiale.

Leans forskellige versioner

Man kan overordnet anvende Lean på 3 niveauer – Værktøjs-Lean, Bølge-Lean og Kultur-Lean. Læs mere om de tre Lean-niveauer.

Lean strategi

Behovet for involveringen af medarbejderne i Lean afhænger af det valgte niveau. Værktøjs-Lean kører typisk i enkelte afdelinger. Bølge-Lean drives typisk af eksperter, med lav grad af involvering. Kultur-Lean er ønsket om involvering af hele organisationen i den nye arbejdsform.
Der er ikke en rigtig version af Lean. Det afhænger af det strategiske gab Lean er med til at lukke. Men groft betragtet, så er det ultimative mål med Lean at implementere Kultur-Lean. Ikke mindst fordi det største potentiale kan opnås, hvis hele organisationen dagligt jagter spildtid.

Valget af niveau påvirker naturligt også det ejerskab til Lean der er – og man ønsker – i organisationen. Kultur-Lean kræver en høj grad af involvering og ejerskab. Og tilsvarende mindre med de to andre. Og dette påvirker igen hvordan Lean drives og efterspørges i organisationen. Det er altid ledelsen, som bl.a. via målstyring, skal efterspørge Lean og vise retning. Men jo mere ejerskab og tryghed der er i organisationen i forhold til Lean, jo mere vil medarbejderne også efterspørge og drive Lean (træk-princippet).

Løbende forbedringer – af Lean-processen

Man møder ofte udtrykket "alle jeres processer skal udfordres – men selve Lean-processen ligger fast – den er besluttet". Synd. For ligesom arbejdsprocesser løbende kan forbedres, så vil der også tilsvarende være forbedringer til selve Lean og processen.

Læs mere om, hvordan Flexkom, via ambassadørtankegangen, anbefaler at udvikle på Lean.

Lean tager tid

Det tager tid at implementere Lean. Lean er som udgangspunkt ikke blot et projekt i en enkelt afdeling. Lean kan godt anvendes som et projekt, men når vi taler om implementering af Lean, taler vi om en grundlæggende forandring i måden at arbejde på. En grundlæggende forandring i forholdet til kunderne (også interne "kunder") i hele organisationen og en grundlæggende holdningsændring til ejerskab og indflydelse på hverdagen.

En implementering af Lean tager 2-4 år afhængig af omfanget og organisationens størrelse. Implementering i dette tilfælde henviser til at der er skabt markante resultater og at Lean er blevet en del af kulturen.

Når man starter på Lean får man de første små forbedringer med det samme og produktiviteten kan typisk hæves med minimum 10% på under ét år.

Læs om resultaterne med Lean i administration eller i produktionen.