5S - system og orden - i Lean Administration

Gratis Download

Gratis download

Download Lean-værktøjer >

Indenfor 5S til administrationen kan følgende downloades:

5S-præsentation:Lean Administration 5S-præsentation

Praktisk 5S-audit skema:
Lean Administration 5S-audit skema

Og under "Produktion" kan der downloades 5S-sorteringssedler:
Lean Produktion 5S sorteringssedler

 

 

Struktureret system og orden med 5S

5S er et værktøj til at skabe system og orden i en organisation. Samtidig udtrykker 5S en holdning til at have struktur på arbejdspladsen.

Med 5S bliver arbejdspladser, reoler, filsystemer, IT-systemer, mapper, skriveborde mm. mærket op og sat i system, så dokumenter og informationer kan findes uden spildtid.

Målet med 5S er ikke at holde orden, men at reducere den søgetid vi til dagligt har på arbejde. Midlet er at holde orden. Men hvis det bliver et ordensprojekt, så taber vi hurtigt de naturlige rodehoveder.

5S står for:

  1. Sortér.
  2. System i tingene.
  3. Systematisk rengøring.
  4. Standardisér.
  5. Selvdisciplin.

Resultater med 5S

  • Bedre ergonomi og arbejdsmiljø.
  • Kvaliteten hæves.
  • Øget produktivitet.
  • Øger trivsel.
  • M.fl.

5S-audit

Man skal passe på, med at auditere 5S i administration via et sådant skema. For nogle virker det, men for mange vil man opleve det negativt. Et sådant audit bliver typisk til et audit af det overfladiske - det synlige i kontoret. Dermed kommer man ikke ind til filsystemer, emails, IT-systemer osv. Det betyder, at det ofte bliver kategoriseret som et "ordensprojekt", hvilket kan være farligt for processen.

Læs mere om 5S i administration

Læs mere om 5S nedenfor.

 

Læs mere om 5S i administration

Læs mere om følgende emner nedenfor:

  • Struktureret system og orden med 5S
  • Information om praktisk 5S-auditeringsværktøj

Struktureret system og orden med 5S - uddybet

5S er et værktøj og udtrykker en holdning til, at have en struktureret orden på arbejdspladsen. Med 5S bliver arbejdspladser mærket op, så ting der bruges har et "hjem" og hvor man omgående kan se hvis noget mangler. Eller med andre ord, kan man altid se om situationen er normal eller unormal.

5S står for (de fem S'er er uddybet nedenfor):

  1. Sortér.
  2. System i tingene.
  3. Systematisk rengøring.
  4. Standardisér.
  5. Selvdisciplin.

5S giver et markant løft til en afdeling.

Udadtil vil afdelingen fremstå professionel, effektiv og med et højt kvalitetsniveau.

Indadtil vil arbejdsglæden stige, ergonomien være forbedret og det samtidig med at bundlinien vokser.

Resultater med 5S

  • Bedre ergonomi og arbejdsmiljø. Arbejdsglæden stiger når man ikke spilder tid på at lede efter filer, dokumenter eller information.
  • Skaber visuel arbejdsplads. Både fysisk og bag skærmen.
  • Sparer tid til søgning efter filer, emails, mapper, information mm. Sparer også tid til søgning efter arkiverede filer og mapper.
  • Bedre kvalitet. De rigtige dokumenter/ informationer anvendes hver gang.
  • Øger produktivitet. 5S fjerner meget af den traditionelle spildtid i administrative processer.
  • Forøger stolthed ved arbejdsplads.

De 5 S'er

  1. Sorter er nødvendig for at afgøre hvad der skal befinde sig på en arbejdsplads. Alt skal sorteres - dokumenter på skriveborde, filer i filsystem, emails, mapper mm.

  2. System i tingene handler om, at alting skal have et "hjem". Dokumenter, mapper, filer, emails osv. skal have en fast plads. Der skal bl.a. laves en god struktur i filsystemet.

  3. Systematisk rengøring er nødvendigt for at kunne udføre en opgave godt. Rengøring handler ikke mindst om, at filsystemer, emails mm. skal "rengøres" jævnligt.

  4. Standardiser henfører til standardisering af det nye niveau. Standarder laves for at sikre niveauet!

  5. Selvdisciplin er den vigtigste og samtidig den absolut sværeste disciplin i 5S. Selvdisciplin handler om at organisationen naturligt kan fastholde og forbedre det opnåede 5S-niveau.

Ofte gennemfører virksomheder interne audits på evnen til at fastholde og forbedre 5S-niveauet.

Fastholdelse og forbedring af 5S-niveau

Til at fastholde og forbedre niveauet er det vigtigt at gennemføre 5S-audits. Audits bør gennemføres af de medarbejdere der arbejder i den pågældende afdeling og ikke af "personer udefra". Ved at lade medarbejdere auditere hinandens afdelinger skabes en fælles standard og man får gode ideer til hvordan niveauet kan hæves.

Tilbage til toppen

Information om praktisk 5S-audit skema

Denne information vedfører det skema, der gratis kan downloades på hjemmesiden. Teksten findes også i skemaet.

Indhold:

Introduktion til praktisk 5S auditeringskema.

  • Procedure for anvendelse.
  • Eksempel på udfyldt audit skema.
  • Eksempel på udfyldt måleskema.
  • Blankt audit skema.
  • Blankt måleskema.

Hvad er et praktisk auditeringsskema?

Et praktisk auditeringskema udfyldes mens auditeringen foretages!

Samtidig samles resultatet af de enkelte auditeringer i et måleskema så udviklingen kan følges. Skemaerne har plads til 6 målepunkter.

De 6 målepunkter

Skemaet har som udgangspunkt følgende 6 målepunkter. Disse kan ændres efter behov (andre forslag findes i filen til download).

  1. Arbejdspladser:
    - Orden og system i dokumenter, igangværende opgaver, mapper, "skrivebord" på computer.

  2. Fælles områder:
    Orden og system i fælles reoler, arkivrum, lager af kontorredskaber.

  3. IT-systemer:
    - Struktur i fælles filsystem. Standarder for foldere og arkivering.

  4. Opgavestyring:
    - Evt. fysiske emner, dokumenter mm. er samlet for igangværende opgaver. Filstruktur findes for opgave. Relevante dokumenter, notater mm. er scannet ind.

  5. Opslagstavler:
    - Struktur på tavler. Relevans af information.

  6. Standarder
    - Alle nødvendige 5S-standarder forefindes og er opdaterede.
    - 5S-audit udføres i henhold til plan.

Procedure ved 5S-audit

Forløbet af en 5S-audit er følgende:

  1. "5S-gruppen" mødes. Denne audit-gruppe består af udvalgte medarbejdere fra forskellige afdelinger.
  2. Gruppen gennemgår alle de områder der skal auditeres. Scoren opgøres i dårligt, middel eller godt - de giver hhv. 1, 3 eller 5 point. Eller anvend ringe, middel, godt eller meget godt (uden middelniveau).
  3. Scoren lægges sammen til sidst og måleskemaet opdateres.
  4. Opgaveliste til fastholdelse og forbedring af 5S-niveau opdateres.

Som det også fremgår af skemaet, så anbefaler Flexkom ikke audit via et sådant skema i administration. Det bliver typisk til et audit af det overfladiske - synlige. Dermed kommer man ikke ind til filsystemer, emails, IT-systemer osv. Det betyder, at det ofte bliver kategoriseret som et "ordensprojekt", hvilket kan være farligt for processen.

A2 format

Audit-dokumenterne er lavet i A2 format, så de kan printes i stort format. Ved hjælp af skalering kan de selvfølgelig også printes i A4 og A3 format.

Tilbage til toppen

 

Gratis Download

> Klik er for gratis download af
   Lean-værktøjer

 

Struktureret system og orden med 5S

5S er et værktøj til at skabe system og orden i en virksomhed. Samtidig udtrykker 5S en holdning til at have struktur på arbejdspladsen.

Med 5S bliver arbejdspladser, reoler, filsystemer mm. mærket op og sat i system, så dokumenter og informationer kan findes uden spildtid.

5S står for:

  1. Sortér.
  2. System i tingene.
  3. Systematisk rengøring.
  4. Standardisér.
  5. Selvdisciplin.

Resultater med 5S

  • Bedre ergonomi og arbejdsmiljø.
  • Kvaliteten hæves.
  • Tidsbesparelse.
  • Øget produktivitet.
  • Øger trivsel.
  • M.fl.