Igangsætning af tavlemøder (Daily Huddle møder)
Introduktion
Kunden oplevede de mange klassiske udfordringer i en drift. Udfordringerne er de samme i nærmest alle produktioner o.l.
Når vi kommer rundt som konsulenter, så er planlægning og koordinering af arbejdsdagen ofte en udfordringer. Der er mange gange kaos – personbårne ordrer der haster, en høj grad af personafhængighed, manglende overblik over kapaciteten, hasteordrer, mange omstillinger osv.
Og det er dyrt! Vi plejer at sige, at den dyreste form for planlægning er “akustisk planlægning” – den der råber højest får først. Problemer er blot, at der er mange der råber!
Kundens udfordringer
I dette projekt var kundens udfordringer:
Der køres kun med grovplaner – men hvem der lige tager den specifikke opgave er uklart og nogle opgaver hænger lææænge
Der er meget “solo-planlægning” – man “trækker” selv opgaver og planlægger selv…
Hvis én er syg, så opstår der typisk “kaos” og akustisk planlægning (den der råber højest)…
Der var reelt ikke et mål for dagen – så medarbejderne vidste faktisk ikke, om de var gode
Der var en høj grad af personafhængighed – typisk den samme, som tog de samme opgaver
Der var en høj grad af ubalance i arbejdsbelastningen – nogle havde travlt og andre ikke…
Projektets mål
I Lean jagter vi flow. Hver dag! Og i jagten på flow er der ofte behov for regelmæssige koordineringer – ordrer og opgaver, bagud-situation, hasteopgaver, belastning, kompetencer, fravær, sygdom osv. Alt sammen parametre som kan variere. Planlægningsmøder har det formål, at vi koordinerer, prioriterer og lægger en plan.
Effekten er ofte markant på parametre som kundeservice, kapacitetsudnyttelse, omkostninger og trivsel!
Kundens mere konkrete mål:
Trivsel – af overblik, rette mængde opgaver, bedre team-samarbejde m.v. + lederne får et fantastisk værktøj til at få fingeren på pulsen!
Produktivitet – mindre støj, mere fokus på opgaver, optimering af tiden
Robusthed i team – reduceret personafhængighed
Kundeservice – typisk løses opgaver oftere til tiden med Daily Huddle
Resultater
Kunden opnåede markante forbedringer på mange områder:
Færre akutte opgaver og jobs – de rette opgaver blev taget først
Synlig prioriteret fælles plan – med en sund og jævn arbejdsfordeling
Langsigtet prioritering af opgaver og ressourcer for at minimere “bølger” i belastningen
Flere kan udføre kritiske opgaver – en mere robust organisation
Mere tid til faglig fordybelse, så alt ikke går op i drift
